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深圳****公司財務顧問之成本控制計劃
對于一個擁有150至200人并且在不斷擴大的企業來說如何在行之有效的控制成本同時實現盈利是作為企業高管們者必然要去思考的問題。自我來到公司這段時間所看到的情況和給我的感觸是，有控制人員及控制渠道，但沒有制度去約束；有控制機會和控制方法，但始終沒有去實施，各運營部門無人進行相關管理工作，大量辦公設備、辦公用品、教學物資等物品的囤積造了成不必要的浪費，這些問題對于我們應該可以說是一個“致命”傷。
通過以上了解我簡單的將公司未來在成本控制方面的計劃分為四個重點：
1、 減少目標不明確的項目和任務
在企業目標清晰的情況下，每個項目及任務都是為實現目標所服務的。項目立項分析后，可以把目標不明確的項目與任務削減掉。
2、 明確各部門的成本任務
實行“全員成本管理”的方法。具體做法是先測算出各項費用的最高限額。然后橫向分解落實到各部門，縱向分解落實到小組與個人，并與獎懲掛鉤，使責、權、利統一，最終在整個企業內形成縱橫交錯的目標成本管理體系。
3、 成本核算，精細化管理
沒有數字進行標準量化，就無從談及節儉和控制。伴隨著成本控制計劃出臺的應是一份數字清單，包括可控費用(人事、水電、包裝、耗材等)和不可控費用(固定資產折舊等)。每月、每季度都由財務匯總后發到管理者的手中，超支和異常的數據就用紅色特別標識。在月底的總結會議中，相關部門需要對超支的部分做出解釋。
4、成本控制“養成教育”
同時，為了讓員工養成成本意識，最好建立《部門運營費用表》。“費用表”從原材料、電、水、印刷用品、電話、辦公用品、設備和其他易耗品方面提出控制成本的方法。當然，有效地激勵也是成本控制的好辦法，所以，成本控制獎勵也成為員工工資的一部分。
至此，通過以上四個重點介紹，建議公司能夠在各部門中設立“行政協調專員”崗，用以加強對成本的強化管理工作。
“行政協調專員”崗位職責如下：
1、以部門為單位設立行政協調專員，用以加強各部門與行政部之間的工作協調，并加強本部門的成本運營工作。
2、行政協調專員的工作屬于非獨立的，他可以是本部門的任何員工，人數確保不超過3人（依各部門相關情況自行設定人數），由本部門經理級以上人員選定，行政部不參與各部門行政協調專員的選定工作。
3、 行政協調專員工作職責主要包括：
（1）建立本部門獨立的《部門運營費用表》，即各部門物資臺帳；
（2）做好本部門的辦公用品、辦公設備、教學物資的清點統計工作；
（3）每月申報本部門辦公用品及教學所需物資，并將本部門留存剩余物資進行盤點；
（4）負責建立本部門辦公用品、設備、教學物資臺帳，每月與行政支出總賬核對；
（5）領取本部門所需辦公用品、設備、教學物資等相關用品，行政部只面對各部門行政協調專員工作；
（6）各部門行政協調專員有責任和義務協助行政人員檢查本部門臺帳并進行核對。
4、每月各部門行政協調專員將本部門的物資臺帳與當月需要進行采買的行政用品一并交與行政部進行核對，并統計其當月成本費用。
5、行政部每半年將做一詳細的成本費用表，呈報會計部，用以核查成本費用。表格所顯示的范圍包括：各部門半年內成本費用概況、所消耗物品名稱及費用等。
通過這種方式，我們可以大大加強對各運營部門的監管力度，減少了不必要的浪費。同時節約了成本開支和人員浪費。各行政協調專員在維持自身的工作同時不需要投入過多的時間與經歷去完成行政工作，只需要將本部門的相關用品、設備、物資等用品在每個月做一統計并登記造冊即可。
當然我們也會擔心如果將此項工作下放到各部門員工手中是否會出現一些我們不愿意看到的事情。依我的經驗看來答案是否定的，因為物資臺帳不只一本，我們也不可能只看各個部門行政協調專員手中的臺帳，行政部是通過各部門的臺帳與自己手中每月出庫入庫的總賬比對之后核算各部門的成本費用的。同時，行政部也避免了與一個部門的多個工作人員同時進行物資申領的局面，也就是說，行政部未來只會面對各個部門的行政協調專員，我們的工作只對其一個或者兩個人負責，相對而言，各個部門的管理者直接面對行政的幾率也會有一定的降低，他們可以有更多的時間去考慮如何增加公司的效益。如此一來賬目清楚了，部門間的協調問題有專人可以解決了，同時也為運營部門贏得了相對長的時間去完成自己應該去完成工作。
另外，由于公司所涉及的客戶群的特殊性，部分采買過程所需要采買的物品如節日禮品等需要相關部門自己去選購，這必然是一個無法避免的問題，畢竟對于運營部門來說他們更了解我們的客戶欣賞什么樣的禮品。對此，我的看法是，可以由之前已經認定的行政協調專員通過多種渠道選定所需采購的禮品的樣式和種類，經公司高管統一同意后自行購買，但必須登入本部門行政協調專員手中的《部門運營費用表》中。
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